Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumitoiminnan tietosuojaseloste

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Suomi-Venäjä-seura ry, Suomalais-venäläinen kulttuurifoorumitoiminta

Osoite: Kanavaranta 4 F 27, 00160 Helsinki

Puhelin: (09) 693 831

Sähköposti: svs@venajaseura.com

Yhteyshenkilö: Projektipäällikkö Olga Kauppinen, puh. 045 7732 444, olga.kauppinen@venajaseura.com

 

2. Rekisteröidyt

Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin rekisterissä käsitellään:

a) Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin yhteistyökumppanihakuun osallistuvien/osallistuneiden toimijoiden tietoja, jotka he ovat itse antaneet.

b) Suomalais-venäläiseen kulttuurifoorumitapahtumaan/tapahtumiin ja toimintaan liittyviin muihin tapahtumiin osallistuvien/osallistuneiden tietoja, jotka he ovat itsestään antaneet.

c) Suomalais-venäläiseen kulttuurifoorumitoimintaan liittyvien verkostojen, yhteyshenkilöiden ja foorumityöryhmän jäsenten tietoja. Muiden foorumitiedotukseen osallistuvien tahojen yhteystietoja.

d) Foorumitapahtumaan kutsuttavien tahojen tietoja.

e) Niiden toimijoiden tietoja, jotka ovat tilanneet Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin uutiskirjeen.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin rekisterin tietoja käytetään vain foorumitoiminnan toteuttamiseen. Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen tietojen ajantasainen hallinta, rekisterin ylläpito ja kehittäminen, tilastointi sekä tiedottaminen ja markkinointi/suoramarkkinointi, foorumitapahtuman sujuva toteuttaminen sekä myös päättyneiden hankkeiden dokumentaation hallinta hanketietokannassa.

Käytännössä tietoja hyödynnetään mm. etsittäessä suomalaisen tai venäläisen toimijan pyynnöstä yhteistyökumppania Suomesta tai Venäjältä, pidettäessä yhteyttä toimijoihin sekä tiedotettaessa heille kulttuurifoorumitoiminnan ajankohtaisista asioista. Mikäli toimija osallistuu foorumitapahtumaan, hanketietokannan tietoja hyödynnetään laadittaessa osallistujalle neuvottelu- ja seminaariaikataulua. Foorumitapahtumaan osallistuvien tietoja kerätään ja käytetään siinä laajuudessa kuin niitä tarvitaan foorumitapahtuman toteuttamiseen.

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin rekisterissä käsitellään vain foorumitoiminnan toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja, joten kunkin rekisteröidyn tietojen määrä vaihtelee sen mukaan, miten rekisteröity on mukana foorumitoiminnassa. Rekisteröidyn roolin mukaisia tietoja suomalais-venäläisen kulttuurifoorumitoiminnan rekisterissä ovat:

a) Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin yhteistyökumppanihakuun osallistuvien/osallistuneiden toimijoiden tiedot, jotka toimija on antanut täyttäessään suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin hanketietokannan lomakkeet:

1. Rekisteröitymislomakkeen tiedot:
   • Taustayhteisön/organisaation nimi ja yhteystiedot tai yksittäisen toimijan esim. taiteilijan nimi/taitelijanimi ja yhteystiedot
   • Nimetyn yhteyshenkilön nimi, tehtävänimike/ammatti ja yhteystiedot
   • Nimetyn varahenkilön nimi, tehtävänimike/ammatti ja yhteystiedot
   • Hallinnollinen alue organisaation toimipaikan mukaan
   • Toimijan kuvaus, toimiala
   • Aiempi yhteistyö naapurimaan (Venäjä tai Suomi) kulttuuritoimijoiden kanssa
      
2. Yhteistyöehdotuslomakkeen tiedot (Kuvaus yhteistyöehdotuksesta ja etsittävistä yhteistyökumppaneista)
3. Vastaus hanke-ehdotukseen -lomakkeen tiedot
4. Kulttuurifoorumissa käytyjen neuvotteluiden tulokset -lomakkeen tiedot

b) Suomalais-venäläiseen kulttuurifoorumitapahtumaan/tapahtumiin ja toimintaan liittyviin muihin tapahtumiin osallistuvien/osallistuneiden tietoja, jotka he ovat itsestään antaneet.

1. Suomessa järjestettävät tapahtumat:
   • Osallistujan nimi
   • Osallistujan virka/tehtävänimike
   • Osallistujan taustayhteisön/organisaation nimi
   • Osallistujan yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite
   • Laskutustiedot
   • Osallistujan rooli foorumissa
   • Tapahtuman sujuvan ja turvallisen toteuttamisen kannalta olennaiset osallistujan antamat tiedot (allergiat, retki/ohjelmavalinnat yms.).
      
2. Venäjällä järjestettävät tapahtumat
   • Osallistujan nimi
   • Osallistujan virka/tehtävänimike
   • Osallistujan syntymäaika, passinumero, syntymäpaikka ja muut mahdolliset henkilötiedot, jotka ovat välttämättömiä viranomaismääräysten, viisumi-, matka- ja majoitusjärjestelyiden toteuttamiseksi
   • Osallistujan taustayhteisön/organisaation nimi
   • Osallistujan yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite
   • Laskutustiedot
   • Osallistujan rooli foorumissa
   • Tapahtuman sujuvan ja turvallisen toteuttamisen kannalta olennaiset osallistujan antamat tiedot (allergiat, retki/ohjelmavalinnat yms.)

c) Suomalais-venäläiseen kulttuurifoorumitoimintaan liittyvien verkostojen, yhteyshenkilöiden ja foorumityöryhmän jäsenten tietoja. Muiden foorumitiedotukseen osallistuvien tahojen yhteystietoja.

• nimi
• virka/tehtävänimike
• taustayhteisön/organisaation nimi
• Osallistujan yhteystiedot: sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero ja/tai postiosoite

d) Foorumitapahtumaan kutsuttavien tahojen tietoja.

• nimi
• virka/tehtävänimike
• taustayhteisön/organisaation nimi
• yhteystiedot: sähköpostiosoite ja/tai postiosoite

e) Niiden toimijoiden tietoja, jotka ovat tilanneet Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin uutiskirjeen.

• nimi
• taustayhteisön/organisaation nimi
• sähköpostiosoite

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään sekä yhteystyöverkostojen ja kutsuttavien osalta näiden verkkosivuilta.

 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisterissä digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin käytössä oleviin järjestelmiin, jotka on suojattu asianmukaisesti tietomurtojen varalta palomuurein sekä muiden teknisten keinojen avulla. Suojausta päivitetään säännöllisesti.

Järjestelmään, johon on tallennettu tapahtumaan osallistuvien tiedot, uutiskirjeiden tilaajatiedot, kutsuttavien tiedot, on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumitoiminnan hanketietokannan hankelomakkeet ovat julkisia. Hanke-ehdotuksen tehneiden ja niihin vastanneiden toimijoiden yhteystiedot näkyvät vain kirjautuneille toimijoille. Myös hanketietokantaan tallennetut digitaaliset tiedot on suojattu asianmukaisesti tietomurtojen varalta palomuurein sekä muiden teknisten keinojen avulla. Suojausta päivitetään säännöllisesti. Hanketoimijoiden henkilö- ja yhteystietoja pääsevät tarkastelemaan vain rekisteröityneet käyttäjät. Järjestelmään kirjaudutaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

HUOM! Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumitapahtuman tarkoituksena on edistää toimijoiden verkostoitumista, joten osallistujien nimet ja taustaorganisaatiot julkaistaan foorumitapahtumassa osallistujille jaettavassa kansiossa. Samoin kansiossa julkaistaan neuvotteluaikataulu, josta käytävät ilmi neuvotteluihin osallistuvat tahot ja neuvottelijat. Myös foorumityöryhmät käsittelevät kokouksissa osallistujalistoja, joissa käy ilmi osallistujan nimi ja taustaorganisaatio.

 

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumitoiminnan rekisterin tietoja hyödynnetään vain foorumitoiminnan toteuttamisessa.

Rekisterin henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille rekisterijärjestelmän ylläpitämiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin hanketietokannan tietoja hyödynnetään vain foorumitoiminnan toteuttamiseen ja sopivien yhteistyökumppaneiden etsimiseen. Muussa tarkoituksessa rekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin.

Hankelomakkeiden tiedot julkaistaan tietokannassa. Hanke-ehdotuksen tehneiden ja niihin vastanneiden toimijoiden yhteystiedot näkyvät vain kirjautuneille toimijoille. Seurantalomakkeiden tiedot näkyvät vain suomalaiselle ja venäläiselle pääkoordinaattorille, koordinaattorille ja heidän avustajilleen.

Foorumitapahtuman toteuttamiseksi tietoja voidaan siirtää muille toimijoille, foorumitapahtumaan liittyvien viisumi-, majoitus-, ruokailu- ja matkajärjestelyjen toteuttamiseksi. Tietoja vastaanottavat toimijat ovat sitoutuneet noudattamaan tietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta ja käsittelemään tietoja huolellisesti ja tietoturvasta huolehtien.

 

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Suomalais-venäläinen kulttuurifoorumitoiminta on Suomen ja Venäjän välistä toimintaa.

Rekisterin ylläpitäjä voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Rekisterin ylläpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Rekisterin ylläpitäjään yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Osallistujatietoja joudutaan luovuttamaan Venäjälle silloin, kun foorumitapahtuma järjestetään Venäjällä. Henkilötietoja vastaanottavien venäläisten toimijoiden kanssa on solmittu sopimukset, joilla venäläinen toimija sitoutuu pitämään henkilötiedot salassa, huolehtimaan tietoturvasta ja noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin hanketietokannan tietoja käsitelevät kulttuurifoorumitoiminnan pääkoordinaattorit, koordinaattorit ja heidän avustajansa molemmissa maissa, kuitenkin ainoastaan suomalais-venäläisen kulttuurifoorumitoiminnan toteuttamiseksi. Tietokannan julkinen osuus julkaistaan sekä suomeksi että venäjäksi.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin se on Suomalais-venäläisen foorumitoiminnan toteuttamisen kannalta tarpeellista tai rekisteröity pyytää poistamaan tietonsa.

a) Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin yhteistyökumppanihakuun osallistuvien/osallistuneiden toimijoiden yhteystiedot poistetaan, kun viimeisimpään yhteistyökumppanihakuun osallistumisesta on kulunut 25 vuotta. Organisaatiotason tiedot säilytetään arkistointia ja tutkimusta varten.

b) Suomalais-venäläiseen kulttuurifoorumitapahtumaan osallistuneiden matka-, majoitus- ja viisumijärjestelyihin liittyvät tiedot poistetaan tapahtuman jälkeen, kun niitä ei enää tarvita. Yhteystiedot poistetaan, kun viimeisimpään tapahtumaan osallistumisesta on kulunut 3 vuotta. Foorumikansioissa julkaistut osallistujatiedot (nimi, organisaatio) säilytetään arkistointia ja tutkimusta varten.

Kirjanpidon tositeaineistossa kulttuurifoorumitapahtumaan osallistuneiden laskutustiedot säilyvät kirjanpitolain mukaisesti enintään 7 vuotta (kuluva vuosi + 6 vuotta).

c) Suomalais-venäläiseen kulttuurifoorumitoimintaan liittyvien verkostojen, yhteyshenkilöiden ja foorumityöryhmän jäsenten tietoja sekä muiden foorumitiedotukseen osallistuvien tahojen yhteystietoja, säilytetään niin kauan, kun he ovat mukana toiminnassa.

d) Foorumitapahtumaan kutsuttavien tahojen tietoja säilytetään 2 vuotta.

e) Niiden toimijoiden tietoja, jotka ovat tilanneet Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin uutiskirjeen säilytetään niin kauan, kunnes he eroavat listalta.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa rekisterin ylläpitäjälle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä rekisterissä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat rekisterissä käsitellyt henkilötiedot. Suomalais-venäläisen hanketietokannan tietoja voivat rekisteröidyt tarkastella itse kirjautumalla sisään tietokantaan rekisteröitymisen yhteydessä saamallaan tunnuksella ja salasanalla. Tarkastelupyynnön voi tehdä myös ottamalla sähköpostitse tai puhelimitse yhteyttä tietokantaa ylläpitäjään (tarkemmat yhteystiedot kohdassa 1.)
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; Yhteistyökumppanihakuun osallistunut rekisteröity voivat myös itse korjata omia tietojaan kirjautumalla sisään Suomalais-venäläiseen hanketietokantaan rekisteröitymisen yhteydessä saamallaan tunnuksella ja salasanalla.
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterin ylläpitäjän oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedotrekisterin ylläpitäjälle, rekisterin ylläpitäjä käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Rekisterin ylläpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterin ylläpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivustosta.

 

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse projektipäällikkö Olga Kauppiselle osoitteeseen olga.kauppinen@venajaseura.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomi-Venäjä-seura, Suomalais-venäläinen kulttuurifoorumi

Olga Kauppinen

Osoite: Kanavaranta 4 F 27, 00160 Helsinki

 

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 20.12.2021.