Olet täällä

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
 

Laatimispäivä 3.2.2014

1 Rekisterinpitäjä

Suomi-Venäjä-Seura ry, Suomalais-venäläinen kulttuurifoorumitoiminta
Haapaniemenkatu 7-9 B, 12 krs, PL 194, 00531 Helsinki
Puh. (09) 693 831, svs(at)venajaseura.com

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Projektikoordinaattori Olga Kauppinen
Haapaniemenkatu 7-9 B, 12 krs, PL 194, 00531 Helsinki
Puh. (09) 6938 642, GSM 045-7732 444 

olga.kauppinen(at)venajaseura.com, kulttuurifoorumi(at)venajaseura.com

3 Rekisterin nimi

Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin hanketietokanta

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin hanketietokannan tietoja käytetään vain foorumitoiminnan toteuttamiseen.

Käytännössä tietoja hyödynnetään mm. etsittäessä suomalaisen tai venäläisen toimijan pyynnöstä yhteistyökumppania Suomesta tai Venäjältä, pidettäessä yhteyttä toimijoihin sekä tiedotettaessa heille kulttuurifoorumitoiminan ajankohtaisista asioista. Mikäli toimija osallistuu foorumitapahtumaan, hanketietokannan tietoja hyödynnetään laadittaessa osallistujalle neuvottelu- ja seminaariaikataulua.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää ne tiedot, jotka toimija antaa täyttäessään suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin hanketietokannan lomakkeita:

1.       Rekisteröitymislomakkeen tiedot

a)      Taustayhteisön nimi ja yhteystiedot tai yksittäisen toimijan esim. taiteilijan nimi/taitelijanimi ja yhteystiedot

b)      Nimetyn yhteyshenkilön nimi, tehtävänimike/ammatti ja yhteystiedot

c)       Nimetyn varahenkilön nimi, tehtävänimike/ammatti ja yhteystiedot

d)      Hallinnollinen alue organisaation toimipaikan mukaan

e)      Toimijan kuvaus

2.       Yhteistyöehdotuslomakkeen tiedot (Kuvaus yhteistyöehdotuksesta ja etsittävistä yhteistyökumppaneista)

3.       Vastaus hanke-ehdotukseen -lomakkeen tiedot

4.       Kulttuurifoorumissa käytyjen neuvotteluiden tulokset -lomakkeen tiedot

5.       Hankkeen seurantalomakkeen tiedot

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri sisältää ne tiedot, jotka toimija antaa täyttäessään suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin hanketietokannan lomakkeita.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin hanketietokannan tietoja hyödynnetään vain foorumitoiminnan toteuttamiseen ja sopivien yhteistyökumppaneiden etsimiseen. Muussa tarkoituksessa rekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin.

Hankelomakkeiden tiedot julkaistaan tietokannassa. Hanke-ehdotuksen tehneiden ja niihin vastanneiden toimijoiden yhteystiedot näkyvät vain kirjautuneille toimijoille. Seurantalomakkeiden tiedot näkyvät vain suomalaiselle ja venäläiselle pääkoordinaattorille, koordinaattorille ja heidän avustajilleen.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Suomalais-venäläinen kulttuurifoorumitoiminta on Suomen ja Venäjän välistä toimintaa. Hanketietokannan tietoja käsitelevät kulttuurifoorumitoiminnan pääkoordinaattorit, koordinaattorit ja heidän avustajansa molemmissa maissa, kuitenkin ainoastaan suomalais-venäläisen kulttuurifoorumitoiminan toteuttamiseksi.

Tietokannan julkinen osuus julkaistaan sekä suomeksi että venäjäksi.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin tietokanta on julkinen. Tietokanta on suojattu asianmukaisesti tietomurtojen varalta palomuurein sekä muiden teknisten keinojen avulla. Suojausta päivitetään säännöllisesti. Yhteystietoja pääsevät tarkastelemaan vain rekisteröityneet toimijat.

10 Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin hanketietokantaan tallennetut tietonsa.
Tietoja voi tarkastella itse kirjautumalla sisään tietokantaan rekisteröitymisen yhteydessä saamallaan tunnuksella ja salasanalla. Tarkastelupyynnön voi tehdä myös ottamalla sähköpostitse tai puhelimitse yhteyttä tietokantaa ylläpitävään projektikoordinaattoriin (tarkemmat yhteystiedot kohdassa 2.)

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia hankerekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Omia tietojaan voi korjata itse kirjautumalla sisään tietokantaan rekisteröitymisen yhteydessä saamallaan tunnuksella ja salasanalla. Tietojen oikaisupyynnön voi tehdä myös ottamalla sähköpostitse tai puhelimitse yhteyttä tietokantaa ylläpitävään projektikoordinaattoriin (tarkemmat yhteystiedot kohdassa 2.)

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä oleville lähetetään viestejä, jotka liittyvät foorumitoiminnan yhteistyökumppanihakuun, foorumiin ilmoittautumiseen tai muihin kulttuurifoorumin ajankohtaisiin aiheisiin. Mikäli toimija ei halua viestejä, hän voi olla yhteydessä hanketietokantaa ylläpitävään projektikoordinaattoriin (tarkemmat yhteystiedot kohdassa 2.) ja kieltää viestien lähettämisen.